Employment Risk Management

先日、Japan Business Association of Southern Californiaという経済団体が主催するセミナー（講師：Lisa Kitagawa先生、望月良子先生）が開かれましたので、聴講してきました。

私が気になった点が中心となりますが、簡単に紹介したいと思います。

１． Job Application

• 年齢の欄は設けない。アメリカでは、年齢に基づく差別は下記の通り違法です。
• At willであることを明確にする。
• Reference Check Releaseを設ける。これは、前のEmployerに申込者の前職での職務状況について聞いても良いことを同意する旨の文言です。これにより、実際に面接をする前にも、前のEmployerに話を聞くことができ、スクリーニングをかけられます。
• 種々の申込資格への制限についても、Bona Fide Occupational Qualificationであれば許される（例えば、女性洋服のモデルの応募資格を女性に限る場合等）。

２．Interview

• 質問は職務に関与する範囲で行うことを念頭に置く。個人的に日本でのリクルート活動を経験したわけではないので、日本での面接の実態について精通しているわけではありませんが、一般的な日本での面接と比較しても、かなり厳格に考えた方が良いと思います。
• US Federal Equal Employment Opportunity Lawsにおいては、下記の項目に基づく差別を禁じています。詳細はこちら。
• Age
• Race
• Color
• Gender
• National Origin
• Genetic Information
• Religion
• Disability
• 日本の憲法１４条列記事項と似ていますが、異なるところとしては年齢の項目がある点です。障害についても、憲法１４条には列記されていませんが、障害者基本法がカバーしていると理解しています。
• さらに、Californiaでは、下記の項目に基づく差別を禁じています。詳細はこちら。
• Medical Condition
• Marital Status
• Sexual Orientation（性的指向）
• Pregnancy, childbirth
• 例えば、Marital Statusについては、勤務時間帯を示してこの時間に働くことに支障はあるか、とか、出張勤務をするのに問題があるか、という聞き方をすることになります。

３．Job Description

• これも日本においては、馴染みの薄いものかもしれませんが、Job Descriptionにおいて職務内容を明確にする必要があります。
• また、ここで、雇用者と従業員との間で、当該従業員がexemptなのか、non-exemptなのかを明確にしてお互い了解を得ておくというプロセスが重要。なお、exempt employeesに分類されますと、雇用者は従業員にOvertime payを支払う義務がなくなります。どのような場合がexemptなのかについては、ケースバイケースの判断になることが多く、故に、よく訴訟の原因になる点でもあります。公的なものではありませんが、こちらが参考になります。
• 職務内容の項目の最後に、catch all条項をつけておくことをお勧めするとのことです。

４．Posters

• どのような項目、内容について職場に貼り出しておかなければいけないかについては、Federalについては、こちらを参照。Californiaについては、こちらを参照。

５．Employee Handbook

• 日本法上の就業規則に相当するものですが、就業規則よりもより詳細に、ページ数も多いことが一般的です。
• ここでも、At willであることを強調することが重要です。
• さらに、Electronic Communicationの取り扱い、Internal Complaint Proceduresについても、留意して作成する必要があります。

６．Arbitration Agreement (仲裁契約）

• 雇用者と従業員との間で何らかの紛争、問題が生じた場合には、訴訟ではなく、仲裁によって解決する旨を予め定めておくものです。
• 通常は、Employee Handbook、同Handbookの受領通知（Acknowledgement and Agreement）の両方に記載があります。
• そもそも、この仲裁同意条項を設けるかどうかも検討する必要があります。米国企業においては、仲裁手続きによると控訴できない（一回の判断で決まってしまう）ことから、仲裁同意条項を設けないという判断をすることもあります。
• しかし、個人的には、日本企業は同条項を設けたほうがいいのではないかと思っています。米国の訴訟制度には、Discovery手続きがあり、かかる手続きに日ごろから備えている日本企業は少ないように思います。また、陪審制も日本企業にはなじみのない制度ですし、Juryがどのような判断を下すかの予測可能性が少ないとも言われます。
• ただし、仲裁手続きにおいても、手続きをどう進めるかは、当事者間の合意又は採用された仲裁廷のルールによりますので、Discoveryの手続きが存在する場合もあります。従って、仲裁同意条項にどのルールを採用するべきかについては、慎重な検討が必要だと思われます。
• また、同条項を設ける際に、Consideration (対価)を提供する必要がある場合があります。締結後変更する場合等には、２週間程度の賃金や追加休暇(PTO)をConsiderationとして提供することを勧められていました。

７．離職時の手続き

• 従業員は、At willのステータスであるのが通常ですので、いつ従業員との契約を終了させてもよいことになります。ただ、差別に基づく解雇は違法ですので、他の従業員と比して、公平な観点から契約を終了させることが重要になります。
• レイオフ等離職時に２週間分等の追加給与を与える例がありますが、これは義務ではありません。
• レイオフや解雇等の場合には、その後当該従業員が不正を働かないか注意をする場合もあります。
• Separation & Release Agreementは、従業員に離職手当を与えることを対価として、会社に対して一切の訴えを提起しないことを約する契約です。もし、従業員が４０歳以上の場合には、本書面の締結に際して２１日以上の考慮期間を与える必要があり、もし、４０歳以上の従業員が２名以上離職する場合には、４５日以上の考慮期間を与える必要があるとのことです。また、法定記載事項もあるので留意する必要があります。

８．その他

FLSA（Fair Labor Standards Act)に関する説明をしたDOLのサイトです。ご参考まで。